整理整頓で会社を支える「屋台骨」——Biz-Devを加速させる情報システム部門

2016年に10期目を迎え、事業展開を通じてより大きな課題に臨むべく ”解き尽くす。未来を引きよせる。” を掲げるSpeee。創業から経験してきた成功と失敗がナレッジとなり、さらなる挑戦のタイミングを迎えています。今回は、当社の成長を影で支える情報システム部門の取り組みをご紹介します。
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より強固な組織を作るために、強化されたバックオフィス

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Speeeは2007年に創業して以来、デジタルマーケティングや不動産、海外メディア、ヘルスケア事業など幅広い領域において、テクノロジーの力によって業界の“不”の解決に向けて組織を拡大してきました。

そして10期目を迎えた今、BizDev(Business Development)のコンセプトのもと、事業創造を加速させています。来るべき未来を急進性をもって実現するためには、事業、組織の拡大はもちろん経営を支えるバックオフィスの強化が急務。情報システム部門を強化する計画が立てられました。

当社の情報システム部門は、PCデバイスをはじめとした社内の資産管理にくわえ、業務効率化ツールの導入など、Speeeの屋台骨を支える裏方として活躍しています。そのメンバーのひとりでもある本澤靖久は、もともと郵便局の総務課で働く“なんでも屋”でした。

「地元では郵便局に勤めていました。局員の給料計算から切手をはじめとした物品の管理、また年末調整や交通事故の国家公務員対応、さらには郵便ポストに書かれた落書きを消す作業など……なんでもやっていましたね」(本澤)
しかし、もともとITの分野に興味があった本澤は転職を決意。大手携帯ショップの窓口業務を皮切りにITの世界に飛び込んだのです。その後はスキルを磨くために上京を果たし、インフラ専門のSIer企業を経験。2016年6月に、情報システム部門の一員としてSpeeeに転職してきました。

本澤には、経営管理部として「扇の要として全事業を支え、つなぎとめる」というミッションが課せられます。しかし入社早々、彼の前に、成長企業ならではの“課題”の波が押し寄せてきたのです。

管理者であって管理者ではない――煩雑だった情報システムまわり

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事業や組織の拡大を目指さなければならないベンチャー企業の場合、必要であることは頭で分かっていても、情報システム部門のようなポジションは後回しにされがち。専任の担当者を設けず、業務を兼任している企業もあるかと思います。

従業員規模が4年間で5倍近くに急増するなど、スピード感を持って成長してきたSpeeeも例外に漏れず、情報システム部門をはじめとしたバックオフィス業務が追いついていませんでした。

本澤が入社してきた当初は、社内システムの情報はもちろん、社内にパソコンが何台あるかすらも整理されていなかった状況。そのためサーバーをはじめとした環境まわりの調査から着手すると、サーバーの保守切れや容量不足などの問題が浮き彫りに……。

まず本澤は、これらの問題を解決することが急務であると考えます。しかし、当社の特徴でもある盛んな部署間異動が、彼の行く手を阻むことになるのです。

「新しいことにチャレンジしたい場合などに、本人の希望を考慮した活発な部署異動が行われるのがSpeeeのいいところです。しかし、それによって、システムを作った当人がその部署を離れてしまうことも珍しくありません。急速に拡大する会社では「あるある」なことですが、それが大変でしたね」(本澤)
システム自体は引き継がれるものの、後任スタッフはなんのためのシステムかを把握できずに運用してしまう……。つまり後任は、“ 管理者であって管理者ではない ” 状態だったのです。

サーバー問題などを解決する以前に、誰がどのサーバーを管理しているか整理する。そんな途方もない作業から、本澤の仕事はスタートします。しかし、そんなときこそ本領発揮するのが情報システム部門。本澤のある“性格”が功を奏すことになるのです。

功績が認められ、異例のスピードで「新人賞」を獲得

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郵便局の総務課に勤務していた頃から「モノを管理するのが好きだった」という本澤。整理されていないものを放置せずにはいられない性格です。追いついていなかった情報システムまわりを、瞬く間に整理整頓していきます。

管理者がわからず漠然と放置されている状態がストレスになるはず……。そう考えた本澤は、スタッフに確認を取りながら丸ごと入れ替えたり、ときには捨てたりしながら整理整頓を進めていったのです。

「わからない環境ならわかる環境に変えてしまえ、ということで、環境を丸ごと入れ替えるぐらいの意気込みでしたね」(本澤)
同時に彼は、これまで数時間かかっていた作業時間を十数分までに短縮させるなど、業務効率化を実現。また、属人化を改めるために棚卸を行い、チェックリストやマニュアルの整備を敢行しました。

「メンバーには“やるべきことに注力できる環境”を用意してあげたかったんです。整理整頓をしたことで、みんなが分担して業務を遂行できるようになり、残業が当たり前だったメンバーの負荷も下げることができたと思います」(本澤)
その結果、かつて煩雑だった当社の情報システムまわりを、わずか3ヶ月で整頓することに成功。この功績が認められた本澤は、半年に1度社内で開催される表彰式で「新人賞」を受賞しました。それは「風通しの良いフランクな社風のおかげ」だと本澤は考えています。

「わからないことがあって『教えてください!』とチャットで投げると、みんなすぐに情報を提供してくれる。代表の大塚に話しかけると、部門や役職を超えてフランクに返答してくれる。現場の声にも積極的に耳を傾けるなど、接点を絶やさないよう工夫してくれているので、それが会社全体の風通しの良さ、意思決定の速さ、居心地の良さに大きな影響を与えていると感じています」(本澤)
当社には「CCC(CEO Conversation Cafe)やGood &New」という、会社のつながりを活性化させる機会が設けられています。そこでの交流は、部署間を超えるだけにとどまりません。経営層や代表の大塚も同様に、現場からの声に積極的に耳を傾けています。

こういった社風が本澤を後押しして、新しいシステムやツールがスピーディーに承認・導入されていったのです。

プロフィットセンターじゃなくても事業創造に貢献できる

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短期間で情報システムの基盤を築いた本澤。しかし今後は、さらなる強化を進めていかなくてはなりません。そのためには、まだまだコミュニケーションが足りないと感じています。

「これからは規定やガイドラインの作成など、より多くの社員を巻き込む大きな仕事が発生します。会社をより良くするためには、仕組みづくりが大切です。それをスピーディーに行うためには、窓口になる各部署のキーマンや役員と良好な関係を築く必要があります」(本澤)
一方で、Speeeで働く上で、大きなやりがいも感じています。それは、スタッフが安心して働けるよう、会社を自然な形で “ 改造 ” していくこと。違和感なく新しいシステムを導入していくなど、イチから自分で環境を整えることができることが、彼自身のモチベーションに繋がっています。

「郵便局の総務課で働いていたときから、モノを管理することが好きなんです。整っていない部分を改造することで、きれいになっていく。ただし、管理強化だけでは事業のスピードを緩めてしまうことにもつながります。みんなで会社を良くしていくためには、禁止よりも抑止を、ルールだけでなくガイドラインの整備を進めることで改善を進めていきたいですね」(本澤)
メンバー全員が安心して、思いっきりパフォーマンスを発揮できる。それが会社のさらなる成長につながる。その循環を確信しているからこそ、本澤は「みんなで会社を良くしていく」ことを大切にしています。

事業創造を加速させるのは、直接的に利益を生み出すプロフィットセンターだけではありません。あるべき姿に会社を改造し、働く環境を整えるーー。Speeeでは、情報システム部門も事業創造における一員であり、彼らの活躍によって、そのスピードはさらに加速するのです。

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