こんにちは。ドリーム・アーツ CWOの前川です。

世の中ではさまざまな新しいクラウドサービスがどんどん出現してきており、ほとんどの会社は何らかのクラウドサービスを利用しているのではないかと思います。

ドリーム・アーツでも、技術系の部門は勿論のこと、営業、人事、経理、マーケティング部門などで、さまざまなクラウドサービスの利用が加速しており、ひと昔前は、各部門の事情に合わせた自前のシステムを作って欲しいという要望が多かったのに対し、最近は、それぞれの部門が利用している各種クラウドサービスをAPIベースで連携して欲しいという声が多くなってきました。

ドリーム・アーツ社内の業務プロセスや文書管理などは、すべて自社プロダクトである「SmartDB」で実現しているので、「SmartDB」を中心として他社クラウドサービスとのAPI連携するパターンが随分と増えてきました。今回はその一部をご紹介します。

1.名刺管理 → 顧客マスタ → 営業レポート → 営業活動管理


私たちドリーム・アーツの会社は大企業向けのビジネスを行っており、営業担当者のみで商談がまとまることはほとんどなく、営業を支援する技術部門のみならず、製品開発を行う部門も一丸となってプロジェクトを進める必要があります。

そのため、営業現場の一次情報である営業レポートは全社員で共有し、各役割を担う全員がレポートを起点にしたコミュニケーションをとるようにしています。そして、この営業レポートがコミュニケーションの起点となるためにも、レポートを登録する担当者が現場で実際に感じた「所感」というものを特に大切にしています。

営業部門で交換した名刺は、名刺管理クラウドサービスである「Sansan」に取り込まれ、その名刺情報は「Sansan」のAPIを経由して「SmartDB」上の企業マスタおよび担当者マスタに自動で取り込まれますが、この際、経済産業省の「法人インフォAPI」を利用して、企業の法人番号も付与しています。

営業担当は、取り込まれた企業マスタおよび担当者マスタに紐づいた営業レポートを登録します。

登録した営業レポートは「Microsoft Teams」の営業レポートチャンネルに投稿され、「Microsoft Teams」内でのコミュニケーションの起点となります。また、営業部門では、営業活動管理に「Salesforce」を利用しているため、登録された営業レポートは「Salesforce」の活動としても登録されます。

「Salesforce」を利用しているのなら、営業活動の記録をすべて「Salesforce」上で収束できるのではないかという疑問もあるかもしれませんが、単に自社プロダクトである「SmartDB」を使い倒すという理由の他に、以下のような事情があります。

●前述の通り、私たちドリーム・アーツにとっての営業活動は営業担当のみで行うものではない。営業活動の情報を共有するために、全社員分の「Salesforce」アカウントを購入するのは現実的に難しい。

●企業マスタや担当者マスタは社内のさまざまなシステムから参照されているので、マスターデータのメンテナンスポイントは、最も融通の利く「SmartDB」にしておきたい。実際、それぞれに事情を抱える各種システムに連携されるマスターデータを綺麗に保つことは、なかなか容易なことではない。

顧客マスタに登録されたお客さまの所属部署や役職などが、自動的に常に最新の状態に保たれるので、「Sansan」との連携は営業の担当者に大変好評です。 

2.社内承認プロセス → 契約書締結および請求書発行 → 契約書管理


ドリーム・アーツ社内のすべての稟議や承認のプロセスは、「SmartDB」で完全にデジタル化されていますが、社外との書類のやり取りには、まだ紙ベースの処理が残っています。今後、BCP対策の意味も含めてリモートワークを実現するには、紙の処理を排除することは必須条件であるので、社外との書類のやり取りは、電子契約サービスのクラウドサインを利用したデジタル化を進めています。

「SmartDB」で社内ワークフローの決裁が終了した時点で、契約書や請求書のPDFファイルが自動でクラウドサインに登録され、先方の担当者にはクラウドサインから確認依頼のメールが送信されます。

そして、先方の担当者がクラウドサイン上で契約書や請求書を確認・承認した時点で、クラウドサインからデジタル証明書が付与された改竄不能なPDFファイルおよび合意締結証明書が、「SmartDB」上にある締結済みの契約書を一元管理するデータベースに自動で登録されます。

締結済みの契約書を一元管理するデータベースは、監査法人の担当者にもアクセス権限が与えられているので、監査法人の担当者は、いつでもすべての契約に関するチェックを行えるという具合です。

現時点では、紙の処理を求められるお客さまも一定の割合で残っていることは事実ですが、今年中には紙の処理を完全に撲滅すべく、ドリーム・アーツが受け取る書類についても、すべて電子化してもらえるように各社にお願いをしているところです。

3.マーケティングオートメーション → 問合せ管理 → トライアル環境構築


マーケティング部門では、プロスペクトの管理やナーチャリングに、マーケティングオートメーションの「Marketo」を利用しています。嬉しいことに、実は最近、ドリーム・アーツのプロダクトに対する問い合わせが急増しています。

「Marketo」のフォームから登録されるこれらのお問い合わせは、お客さまの属性やナーチャリングのステータスなどに従って、マーケティング部門、営業部門、営業支援部門など複数の部署に振り分けられ、すぐに適切なアクションが実施されるように「SmartDB」で管理しています。

また、弊社サービスのトライアル申込についても「Marketo」のフォームで受付け、個別のトライアル環境の構築やその他必要な処理が全自動で実施される仕組みになっています。

4.社内承認プロセス → 小口現金決済


人事担当者にとって大変煩わしいことは、採用活動で発生する経費精算(面接の交通費や内定者研修の諸経費など)に関わる対応だそうです。入社前の相手に銀行振込もできず、毎回小口現金で対応するのが大変とのこと。

今時はキャッシュレスを使う学生が増えてきていますし、「LINE Pay」で経費を支払えるように仕組みを整えています。「SmartDB」で社内の経費精算フローが承認された時点で、自動的にそれぞれの「LINE Pay」に申請したお金が振り込まれるという具合です。

他にも「Microsoft Office 365」とのAPI連携なども利用しています。

それぞれのクラウドサービスでAPIのお作法が異なるので少々面倒な面もあり、実際の業務で運用できるレベルで汎用化するにはもう少し時間が必要ですが、現在、各種クラウドサービスとの連携を『SmartDB』の標準機能として汎用的にまとめられるように、鋭意努力しております。

ドリーム・アーツは、今後もお客さまのニーズを捉え、「現場力強化」、「企業競争力向上」に役立つトータルソリューションを提供してまいります。